Atribuições da Coordenadoria de Apoio Administrativo

Solicitação de criação do setor: correspondência 53/GD/CBS/2015
Portaria de criação do setor: 1083/2015/GR/UFSC, de 29 de junho de 2015.
Alteração das atribuições: Ofício Interno 11/2019/DA/CBS, de 30 de outubro de 2019.

I – Planejar, organizar e dirigir as atividades da Coordenadoria de Apoio Administrativo;
II – Assistir e assessorar, administrativamente, no âmbito das atribuições institucionais;
III – Recepcionar, prestar esclarecimentos, informações e orientações por atendimento pessoal, telefônico e via e-mail institucional, encaminhando quando necessário;
IV – Avaliar, selecionar e distribuir as correspondências e expedientes, expedidos e recebidos;
V – Elaborar, acompanhar e organizar a agenda e reuniões;
VI – Transmitir as decisões e orientações;
VII – Divulgar e controlar atos administrativos;
VIII – Redigir, interpretar e sintetizar textos, relatórios e documentos oficiais, seguindo normas de redação oficial;
IX – Organizar, conferir, abrir, protocolar, registrar e controlar processos e documentos em geral, acompanhando seus trâmites interno e externo;
X – Solicitar acessos aos sistemas de novos servidores;
XI – Gerenciar e aprovar agendamentos de salas no sistema SIEF;
XII – Atuar na organização, controle e gestão de arquivos e documentos;
XIII – Auxiliar na elaboração do planejamento de estratégias, ações e relatórios de atividade;
XIV – Orientar, formalizar a abertura de processo físico e encaminhar ao setor responsável e acompanhar requerimentos do CCP, como pagamento de taxa de inscrição em eventos no país, pagamento por reembolso de taxa de inscrição em eventos no exterior, pagamento por ressarcimento de cursos de especialização, afastamento para formação, afastamento para evento de curta duração, horário especial e licença capacitação;
XV – Auxiliar, anualmente, no processo de levantamento de necessidades de capacitação dos campi e formalização do documento de necessidades à CCP;
XVI – Auxiliar, anualmente, no processo de levantamento de afastamentos de capacitação dos campi e formalização do plano de capacitação do Campus;
XVII – Recepcionar os novos servidores, redigindo o memorando de entrada em exercício, apresentando um breve histórico do Campus, os cursos ofertados no Campus e a estrutura organizacional do Campus, bem como encaminhá-los à sua chefia imediata;
XVIII – Receber as fichas de acompanhamento do desempenho, encaminhar às respectivas chefias imediatas e acompanhar se o preenchimento das fichas está sendo realizado dentro do prazo e de forma correta. Encaminhar as fichas à DAFDC;
XIX – Receber os processos de estágio probatório e dar os devidos encaminhamentos solicitados pela DAFDC;
XX – Orientar servidores e chefias imediatas quanto aos procedimentos de avaliação de desempenho;
XXI – Orientar os servidores quanto ao requerimento de incentivo à qualificação, abertura de processo, encaminhamento ao setor responsável e acompanhamento do andamento do processo;
XXII – Orientar os servidores quanto ao requerimento de progressão por capacitação, abertura de processo, encaminhamento ao setor responsável e acompanhamento do andamento do processo;
XXIII – Encaminhar formulário de descrição de atividades e ambiente organizacional, quando exercício de servidor, quando o servidor é realocado para outro setor dentro campus ou quando um servidor é removido para o campus;
XXIV – Orientar os servidores da UFSC quanto às possibilidades de movimentação, bem como realizar abertura de processo e encaminhamento ao setor responsável;
XXV – Orientar servidores de outras IFES ou universidades estaduais, quanto às possibilidades de redistribuição, cessão, colaboração técnica, entre outros;
XXVI – Dar subsídios necessários para abertura de edital de redistribuição, por meio de preenchimento de planilha de necessidades de técnicos administrativos, juntamente com a Direção do Campus;
XXVII – Orientar os servidores quanto à documentação necessária para abertura de processos de aposentadoria, exoneração, vacância, averbação de tempo de contribuição, entre outros. Abrir processo físico, encaminhar ao setor responsável e acompanhar o andamento dos processos;
XXVIII – Abrir solicitação de alteração de conta bancária e acompanhar o andamento;
XXIX – Encaminhar atestados médicos;
XXX – Marcação e alteração de férias;
XXXI – Abrir processos físicos referentes a licenças, afastamentos e auxílios, encaminhar e acompanhar;
XXXII – Disponibilizar e recolher mensalmente as folhas ponto dos servidores TAES;
XXXIII – Encaminhar solicitações de alterações de cadastro;
XXXIV – Orientar os servidores quanto ao acesso ao SIGAC;
XXXV – Encaminhar pedidos de pagamento de insalubridade/periculosidade;
XXXVI – Orientar e encaminhar os pedidos de redução da jornada de trabalho com redução proporcional de remuneração;
XXXVII – Encaminhar pedidos de pagamento de serviço extraordinário;
XXXVIII – Realizar o recadastramento anual de aposentados e pensionistas, inclusive os de outras instituições federais que tiveram seu vencimento cortado, colaborando para o restabelecimento da remuneração;
XXXIX – Realizar o levantamento dos cadastros de acumulação de cargos de todos os servidores da unidade;
XL – Orientar os novos servidores quanto aos procedimentos de adesão ao plano de saúde bem como encaminhar documentação ao setor responsável;
XLI – Orientar os servidores quanto aos procedimentos de ressarcimento para planos de saúde contratados individualmente;
XLII – Orientar os servidores quanto à necessidade de realizar perícia;
XLIII – Realizar ou auxiliar a abertura de Comunicação de Acidentes em Serviço;
XLIV – Fazer o encaminhamento de servidores quando da identificação de necessidades de atendimento individualizado por psicólogos ou assistentes sociais;
XLV – Manter registro atualizado de contatos de familiares em caso de emergência;
XLVI – Emitir Diárias e Passagens;
XLVII- Realizar tarefas próprias de rotinas administrativas inerentes à área, que venham a ser atribuídas pela Direção Administrativa.